3 coisas que fazem a comunicação em sua empresa falhar

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Você alguma vez em sua vida já saiu de uma reunião sem saber o que fazer a seguir?

Ou passou semanas debruçado em cima de um planejamento, e descobriu depois que a direção que a sua empresa está tomando não mais comporta aquilo em que você estava planejando?

Isso se chama “falha de comunicação”.

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Um líder que não consegue definir expectativas terá uma equipe em caos.

Prazos serão perdidos. Surgirão discussões sobre quem fez o quê ou quem deveria fazê-lo.

Inúmeras reuniões são realizadas para combater essa falha de comunicação, mas acabam sendo um total desperdício de tempo de todos os envolvidos.

Se isso é rotineiro em sua empresa, não se preocupe.

A Gumga tem algumas dicas de comunicação eficazes para você executar da próxima vez em que for passar um feedforward para alguém ou convocar uma reunião.

Falar demais e ouvir de menos

3 coisas que fazem a comunicação em sua empresa falhar

Você sabia que, em média, uma pessoa participa de seis reuniões por semana, sejam elas formais ou informais?

Uma pesquisa da estadunidense Wrike feita em 2015 levantou que, nos EUA, 46% dos colaboradores dizem que saem de uma reunião com uma compreensão clara do que fazer a seguir. Isso é menos da metade!

Será que no Brasil isso é diferente?

Então, o que está sendo feito de errado?

Conversamos demais e ouvimos de menos.

Há sempre uma ou duas pessoas que dominam uma reunião enquanto lutam para que suas ideias sejam ouvidas.

O compartilhamento pode até ser incentivado nessas reuniões, mas quando o resto da sala não consegue falar uma única palavra sequer ou sente que ninguém vai ouvi-los, você tem um problema.

Em sua próxima reunião, concentre-se em criar um diálogo, e faça de tudo para que não seja um monólogo.

No início da reunião, dê a si mesmo três minutos (cronometre isso você mesmo, se for necessário) para falar sobre o propósito da reunião e quaisquer pensamentos que você tenha antecipadamente.

Após os três minutos, abra espaço para todos os outros e apenas ouça.

Isso permitirá que os participantes sintam que suas ideias são valorizadas e permitirão que você pratique ouvir, em vez de pensar no que dizer em seguida.

Comunicação fragmentada

3 coisas que fazem a comunicação em sua empresa falhar

Você elaborou um relatório que deve estar pronto para o projeto até o final da semana.

Você então envia esse relatório por e-mail para todos os principais interessados, além de alguns outros, cujos dados você precisa.

Um por um, você começa a receber respostas.

Alguns retornam seu documento cheio de comentários, no próprio documento.

Outros fazem isso no corpo do e-mail.

Outros, vão até você na sua mesa e falam pessoalmente o que sugerem de mudanças. Isso lhe é familiar?

Com tantos tipos diferentes de comunicação e tantos meios de comunicação, pode ser um trabalho imenso apenas organizar o feedforward, incorporando os pensamentos e as ideias de todos.

É quase impossível obter feedforward conciso e prático das partes interessadas sem um único local para abrigar todo o feedforward de um projeto específico.

Invista em uma ferramenta que permita canalizar toda a comunicação relevante para um projeto específico em um único local acessível.

Isso lhe economizará muito tempo nos próximos projetos.

Falta de confiança

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Deixar de cumprir prazos ou cumprir uma promessa pode corroer a confiança de sua equipe em você.

Se você é alguém que promete demais e entrega de menos, sua equipe pode não confiar em você.

Se você quer que as pessoas escutem verdadeiramente o que você está falando, tenha certeza de que elas podem acreditar no que você diz.

Uma cultura de comunicação real só pode acontecer quando as pessoas podem contar uma com a outra.

Incentivar a transparência e a verdade, começando no topo.

Tente ser sempre o mais honesto possível – simples assim.

Compartilhe detalhes se você os conhece, diga que não sabe quando for questionado de algo que você não sabe.

Sua equipe irá apreciar sua franqueza e honestidade e recompensá-lo com confiança e trabalho duro.

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