Como manter os líderes envolvidos, sem atrasar seus projetos?

Tempo de leitura: 7 minutos

“Estamos quase terminando, só estamos esperando o feedback de…”

Essa frase lhe soa familiar?

As coisas estão progredindo maravilhosamente bem no projeto, quando de repente tudo para, porque alguma liderança precisa avaliar tudo.

Leitura recomendada: É possível ser um grande líder sem ter conhecimento técnico?

Não que a contribuição de um líder não seja valiosa – ela é!

Os líderes são pessoas ocupadas.

Equipe de líderes

Quando chega a hora de obter sua contribuição em um projeto, muitas vezes eles não têm conhecimento prévio suficiente para contribuir prontamente.

Ou demoram demais para ter tempo de completar sua ação no projeto.

Isso atrasa a data final do projeto e pode ser incrivelmente frustrante para os membros da equipe nele envolvidos.

Eles sentem que não importa o quanto consigam ser ágeis, sempre terão projetos atrasados.

E, pior ainda, podem ter que voltar alguns passos e fazer mudanças agressivas rapidamente quando o líder finalmente dá sua contribuição.

Como fazer para evitar com que isso aconteça?

A resposta parece bastante óbvia: manter os líderes informados e “por dentro do projeto”, desde o início.

Mas a coisa é assim tão simples?

O que é necessário fazer para que os líderes fiquem informados, evitando assim atrasos em seus projetos?

Reuniões stand up

líderes em reunião

Durante o ciclo do projeto, inclua uma reunião de cinco minutos, todos os dias, aonde todos os participantes devem obrigatoriamente permanecer em pé.

Isso garante uma reunião com discussões rápidas e diretas.

Essas reuniões devem abordar atualizações sobre o progresso do projeto, dificuldades encontradas no meio do caminho, e evitar longas discussões de resolução de problemas.

A informação nessas reuniões é resumida e compartilhada, e se houver um motivo para mergulhar em um problema, agende outra reunião específica para tal.

Certifique-se de que TODOS os envolvidos no projeto estejam presentes nessa reunião – incluindo os líderes.

Não existe ninguém no mundo tão ocupado que não pode sacrificar cinco minutos de seu dia, pelo menos algumas vezes na semana.

E, como as reuniões são diárias, caso alguém perca alguma de vez em quando, não vai perder tantas informações assim.

Use ferramentas de bate-papo

Equipe de líderes

Muitas equipes já usam ferramentas de bate-papo, como o Slack, para se manterem conectadas ao longo do dia.

Crie um canal de bate-papo para seu projeto e convide toda a equipe – incluindo as lideranças – para se juntar.

Aqueles que não querem receber notificações todas as vezes que uma nova mensagem é enviada – e assim ter sua atenção desviada – podem silenciar o canal, dessa forma recebem notificações somente quando são mencionados.

Esse método fornece um “diário digital” do que está acontecendo, dessa forma a liderança pode ler as atualizações em seu próprio horário ou apenas aguardar um bate-papo direto.

É uma ferramenta particularmente útil quando se integra com seu software de gerenciamento de projetos.

Recursos visuais para o fluxo de trabalho

Líderes trabalhando

Muitos softwares de gestão de projetos oferecem recursos visuais do workflow, como Kanban ou Scrum.

Essas ferramentas lembram paredes de post-its, mas têm a inteligência do design digital – além de ser facilmente compartilháveis, mesmo em equipes remotas.

Esses recursos são ótimos, por conta de seu componente visual.

O cérebro humano processa imagens 60.000 vezes mais rapidamente do que processa texto.

Até mesmo líderes “de agenda cheia” ganham com isso, pois podem entrar, dar uma rápida olhada como está o projeto, como estão os post-its dedicados a ele.

E obter informações que precisam, de uma maneira muito mais rápida do que fariam através de um update através de uma reunião ou de um e-mail.

Continue lendo esse post e descubra mais dicas sobre como economizar tempo e manter-se envolvido no projeto!

Relembrando: até aqui abordamos uma situação muito comum em projetos de empresas de software: o progresso do projeto está indo de vento em popa, mas trava ao chegar no momento em que o líder precisa dar uma contribuição, ou validar o projeto como um todo.

Mas afinal de contas, ele não esteve envolvido durante o projeto, e agora precisa se inteirar de tudo.

E lá se vai o prazo do projeto!

Algumas ações podem mitigar esse problema, tornando o processo de atualização do progresso do projeto muito mais rápido.

E mais: fazendo com que mesmo líderes que tenham suas agendas cheias sejam capazes de acompanhar tudo, tornando bem mais rápida sua participação no projeto, evitando atrasos.

Dando sequência em nossas sugestões de como agilizar esse processo, temos mais duas dicas:

Use automação

como usar a automação

Ferramentas de automação – como o Zaper e o IFTTT – permitem aos usuários criarem fórmulas que automatizam ações entre diferentes aplicativos.

Por exemplo, você pode automatizar a publicação de um feed RSS para contas de redes sociais ou transformar e-mails em tarefas em seu software de gestão de projetos.

Confira quais integrações são oferecidas entre o software de gestão de projetos e as ferramentas que sua liderança usa todos os dias.

Desta forma, os líderes não precisam mudar constantemente de ferramentas para acessar o projeto.

Você pode enviar suas tarefas para sua lista de gerenciamento de tarefas preferida ou diretamente para seus calendários.

Designe um elo

Como criar um elo

Independentemente de você ter alguém em sua equipe com o cargo de “gerente de projetos”, é essencial que o projeto tenha um elo claro entre a equipe e os gestores da empresa.

Esse indivíduo deve filtrar informações para frente e para trás, para que ninguém fique atolado em detalhes irrelevantes – nem a equipe, nem os gestores.

Do time do projeto à liderança, o “elo” pode levar as atualizações que a liderança precisa saber e apresentá-las em uma reunião individual ou em um e-mail.

Então, da liderança para a equipe do projeto, o “elo” pode consolidar o feedback e remover a conversa desnecessária.

Acima de tudo, esse indivíduo tido como “elo” deve servir como “escudo” da equipe.

Se a liderança está solicitando uma mudança drástica no escopo, na linha do tempo, no trabalho criativo, entre outros, é o trabalho desse “elo” defender a equipe e o projeto.

Novamente, recursos visuais!

Esse item é tão importante que aparece duas vezes em nossa lista. Portanto, não ouse ignorar ele duas vezes!

Conforme dissemos no post anterior, recursos visuais são processados muito mais rapidamente pelo cérebro humano, por isso são importantíssimos para uma gestão ágil.

Esses recursos podem ser um software de gestão de projetos, um kanban digital, ou então um dashboard de gestão, como os que a Gumga oferece!

Com esse tipo de recurso, sua gestão ganha robustez, agilidade, velocidade e assertividade! É só sucesso!

De acordo com pesquisas da Universidade de Ottawa, 33% dos projetos falham por falta de contribuição da alta administração.

A liderança tem um valor único para os projetos por conta de sua capacidade de ver a empresa como um todo, em relação a diferentes departamentos, orçamentos, mercado e estratégia geral.

Mas o tempo deles é muito disputado, tornando-se tão perigoso para o cronograma de um projeto para incluí-los quanto ao resultado de um projeto para excluí-los.

O “meio termo feliz” consiste na construção de processos que mantêm a liderança informada e avançam em movimento.

Quando você conseguir isso, você define seu time e seu projeto para o sucesso!

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