Como manter os líderes envolvidos, sem atrasar seus projetos? – Parte I

Tempo de leitura: 3 minutos

“Estamos quase terminando, só estamos esperando o feedback de…”

Essa frase lhe soa familiar?

As coisas estão progredindo maravilhosamente bem no projeto, quando de repente tudo para, porque alguma liderança precisa avaliar tudo.

Leitura recomendada: É possível ser um grande líder sem ter conhecimento técnico?

Não que a contribuição de um líder não seja valiosa – ela é!

Os líderes são pessoas ocupadas.

Equipe de líderes

Quando chega a hora de obter sua contribuição em um projeto, muitas vezes eles não têm conhecimento prévio suficiente para contribuir prontamente.

Ou demoram demais para ter tempo de completar sua ação no projeto.

Isso atrasa a data final do projeto e pode ser incrivelmente frustrante para os membros da equipe nele envolvidos.

Eles sentem que não importa o quanto consigam ser ágeis, sempre terão projetos atrasados.

E, pior ainda, podem ter que voltar alguns passos e fazer mudanças agressivas rapidamente quando o líder finalmente dá sua contribuição.

Como fazer para evitar com que isso aconteça?

A resposta parece bastante óbvia: manter os líderes informados e “por dentro do projeto”, desde o início.

Mas a coisa é assim tão simples?

O que é necessário fazer para que os líderes fiquem informados, evitando assim atrasos em seus projetos?

Reuniões stand up

líderes em reunião

Durante o ciclo do projeto, inclua uma reunião de cinco minutos, todos os dias, aonde todos os participantes devem obrigatoriamente permanecer em pé.

Isso garante uma reunião com discussões rápidas e diretas.

Essas reuniões devem abordar atualizações sobre o progresso do projeto, dificuldades encontradas no meio do caminho, e evitar longas discussões de resolução de problemas.

A informação nessas reuniões é resumida e compartilhada, e se houver um motivo para mergulhar em um problema, agende outra reunião específica para tal.

Certifique-se de que TODOS os envolvidos no projeto estejam presentes nessa reunião – incluindo os líderes.

Não existe ninguém no mundo tão ocupado que não pode sacrificar cinco minutos de seu dia, pelo menos algumas vezes na semana.

E, como as reuniões são diárias, caso alguém perca alguma de vez em quando, não vai perder tantas informações assim.

Use ferramentas de bate-papo

Equipe de líderes

Muitas equipes já usam ferramentas de bate-papo, como o Slack, para se manterem conectadas ao longo do dia.

Crie um canal de bate-papo para seu projeto e convide toda a equipe – incluindo as lideranças – para se juntar.

Aqueles que não querem receber notificações todas as vezes que uma nova mensagem é enviada – e assim ter sua atenção desviada – podem silenciar o canal, dessa forma recebem notificações somente quando são mencionados.

Esse método fornece um “diário digital” do que está acontecendo, dessa forma a liderança pode ler as atualizações em seu próprio horário ou apenas aguardar um bate-papo direto.

É uma ferramenta particularmente útil quando se integra com seu software de gerenciamento de projetos.

Recursos visuais para o fluxo de trabalho

Líderes trabalhando

Muitos softwares de gestão de projetos oferecem recursos visuais do workflow, como Kanban ou Scrum.

Essas ferramentas lembram paredes de post-its, mas têm a inteligência do design digital – além de ser facilmente compartilháveis, mesmo em equipes remotas.

Esses recursos são ótimos, por conta de seu componente visual.

O cérebro humano processa imagens 60.000 vezes mais rapidamente do que processa texto.

Até mesmo líderes “de agenda cheia” ganham com isso, pois podem entrar, dar uma rápida olhada como está o projeto, como estão os post-its dedicados a ele.

E obter informações que precisam, de uma maneira muito mais rápida do que fariam através de um update através de uma reunião ou de um e-mail.

Não perca nosso próximo post, com mais dicas sobre como economizar tempo e manter-se envolvido no projeto!

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