Como usar OKRs para planejamentos trimestrais?

Tempo de leitura: 11 minutos

Essa é aquela época do ano: você fechou 2017 e está refletindo em tudo o que você realizou nos últimos doze meses.

Mas não é apenas um momento para olhar para trás, é hora também de olhar para frente. O que você deseja realizar ao longo desse ano, e qual é o melhor caminho a seguir?

Muitas empresas grandes usam OKRs para um planejamento anual e trimestral bem sucedido; de fato, o Google acredita o processo com o seu crescimento exponencial e sucesso.

Mesmo se você já ouviu falar de OKRs, você pode estar curioso sobre os detalhes.

Esta visão geral explica os conceitos básicos do método, mostra como configurar OKRs e cobre os detalhes que você precisa para começar a pôr em prática.

“O que são OKRs, afinal?”

Como usar OKRs para planejamentos trimestrais

OKR é a sigla em inglês Objective and Key Results, ou, Objetivos e Resultados-Chave, e é uma técnica de planejamento e definição de metas tornada famosa pela Intel e pelo Google.

OKRs representam metas agressivas e definem os passos mensuráveis que você irá tomar para atingir esses objetivos.

Eles geralmente são usados para estabelecer metas trimestrais, mas também podem ser usados para planejamento anual.

OKRs são definidos por empresa, por equipe e a nível individual.

Veja alguns exemplos de OKRs:

OKR (Empresa) 1:

* Objetivo: tornar-se o aplicativo de delivery mais baixado do iOS.
* Resultado-Chave 1: fazer uma pesquisa para identificar quais são os 10 recursos mais solicitados pelos clientes de aplicativos de delivery, e lançar 5 desses 10 principais recursos até o dia 15 de fevereiro;
* Resultado-Chave 2: conduzir 10 testes de usuários para identificar problemas de experiência de uso;
* Resultado-Chave 3: conseguir uma melhoria de 50% na satisfação com experiência de usuário (via pesquisa de clientes);
* Resultado-Chave 4: Ganhe 200 classificações de 5 estrelas até o dia 28 de fevereiro.

OKR (Empresa) 2:

Como usar OKRs para planejamentos trimestrais

* Objetivo: aumentar o reconhecimento e a consciência da nossa marca
* Resultado-Chave 1: aumentar o envolvimento em mídias (impressa e digital) em 20%;
* Resultado-Chave 2: lançar o programa de indicação de clientes até o dia 1 de março;
* Resultado-Chave 3: Estender o alcance e a visibilidade das mídias sociais para 2 novos mercados-alvo;
* Resultado-Chave 4: colocar artigos pagos em 4 sites relacionados ao mercado-alvo, que tenham um ranking de Alexa de pelo menos 30.000.

OKR (Equipe de Marketing):

Como usar OKRs para planejamentos trimestrais

* Objetivo: Aumentar o envolvimento das redes sociais em 35%;
* Resultado-Chave 1: pesquisar e identificar 3 sites de redes sociais mais populares entre os dois novos públicos-alvo e desenvolver estratégia de engajamento até o dia 1 de março;
* Resultado-Chave 2: Participe de 6 bate-papos do Twitter envolvendo influenciadores digitais famosos no mercado-alvo;
* Resultado-Chave 3: Responder aos novos comentários do Facebook dentro de 3 horas;
* Resultado-Chave 4: Aumentar o número de seguidores no Facebook e no Twitter em 20%.

OKR (Individual):

Como usar OKRs para planejamentos trimestrais

* Objetivo: aumentar o número de conexões de mídia sociais em 25%;
* Resultado-Chave 1: aumentar a frequência de publicação no Twitter para 8x ao dia e Facebook para 3x ao dia;
* Resultado-Chave 2: Estabelecer presença de redes sociais em 2 novos sites: LinkedIn e Quora;
* Resultado-Chave 3: Participar de 5 grupos de LinkedIn com pelo menos 2.500 membros e deixar comentários nas 10 discussões mais populares em cada grupo;
* Resultado-Chave 4: Semanalmente, ganhar 15 seguidores no Quora, postar 3 respostas e 1 pergunta.

Como você pode ver nestes exemplos de OKRs de marketing, os ORKs da empresa se concentram em objetivos “do todo”, os OKRs de equipe definem prioridades para cada departamento e os OKRs pessoais identificam no que um indivíduo estará trabalhando.

Você terá vários OKRs em cada nível, mas não mais de 5 objetivos com 4 resultados principais cada. Caso contrário, você terá “muitas coisas para segurar, com poucas mãos”.

Entendeu o que é um OKR? Quer saber como aplicar eles para um planejamento trimestral?

Então continue lendo esse post!

Até aqui você viu o que são OKRs, e alguns exemplos de como eles podem ser aplicados em sua empresa, em suas equipes, e para seus colaboradores, individualmente.

Embora os OKRs sejam criados nesses três níveis diferentes, todos devem se conectar e apoiarem-se uns aos outros. os objetivos individuais devem refletir nos objetivos da equipe, os objetivos da equipe devem refletir nos objetivos do departamento e os objetivos do departamento devem refletir nos objetivos da empresa.

Dessa forma, cada esforço individual promove uma visão coletiva e contribui para o que produzirá resultados mais significativos para a empresa.

Como usar OKRs para planejamentos trimestrais

É importante frisar que os OKRs não são destinados a fins de revisão anual ou para avaliar o desempenho dos funcionários.

São metas ambiciosas, cujo objetivo é “empurrar” os funcionários e a empresa como um todo para a frente.

Se você definir uma meta agressiva e não conseguir atingi-la, você não deve ser punido por isso, nem receber um bônus quando atingir suas OKRs.

Construa uma cultura onde as pessoas possam ser ousadas e correrem riscos sem temer as consequências, assim elas não ficarão tentadas a definir metas seguras, pensando somente na recompensa.

Os OKRs podem ser úteis como referências para os funcionários, uma vez que eles sempre terão um resumo conciso de exatamente o que eles conseguiram no último trimestre / ano, apoiado com dados rígidos, para quantificar suas contribuições para a empresa.

Os OKRs devem ser:

Ambiciosos: se você está sempre cumprindo ou excedendo os resultados-chave de seu OKR, então ele não é desafiador o suficiente.

Seu OKR deve deixá-lo um pouco desconfortável, com aquela sensação de “existe a chance real de não conseguir atingir isso”.

Lembre-se, estes não são objetivos que você irá realizar para fins de avaliação ou promoção, eles são objetivos para fazer você “sair de sua zona de conforto” e expandir a empresa.

Então pense muito.

Mensuráveis: “aumentar o número de usuários registrados em 25%,” ao invés de “obter mais usuários.”

Cada Resultado-Chave precisa ter um número anexado, seja uma porcentagem, um valor em dólares ou uma data de vencimento.

Públicos: toda a empresa deve ter acesso aos seus OKRs, não apenas gerentes ou executivos.

A visibilidade e a responsabilidade promovem a colaboração entre os indivíduos e os departamentos, uma vez que todos sabem o que todos os outros estão trabalhando.

Pontuados: No final do trimestre (ou ano), dê uma nota para cada resultado-chave, onde 0 é “Nunca chegou perto” e 1 “atendeu ou ultrapassou todos os aspectos”.

(Como os OKRs devem ter objetivos agressivos, um 0.6 ou 0.7 é uma pontuação admirável. Falaremos mais sobre a classificação mais tarde.)

Mas, quais são os benefícios de OKRs?

Por que escolher esta técnica em relação a outros métodos de planejamento?

Essas e outras respostas lhe aguardam no restante desse post!

Anteriormente vimos alguns exemplos de como deve ser montado um OKR, e quais cuidados você deve tomar para que eles não se transformem em uma maneira de avaliar desempenhos individuais (esse não é o objetivo dos OKR).

Mas, por que se incomodar em criar OKRs?

Primeiramente, os OKRs promovem o pensamento disciplinado e focado.

Toda decisão de negócios é feita com a seguinte questão em mente: isso nos aproximará do nosso objetivo principal, sim ou não?

Em segundo lugar, os OKRs estabelecem padrões claros para se medir o progresso.

Uma vez que tudo é baseado em números e dados quantificados, você pode medir com precisão o quão longe você chegou para alcançar seus objetivos e até onde você deve seguir de forma tangível e sustentável.

Além disso, o fato de que os OKRs são públicos traz uma maior transparência entre equipes, e uma comunicação mais precisa, pois todos compreendem os detalhes sobre o que os outros estão trabalhando, ao invés de presumir o que a outra equipe sabe ou não sabe, o que faz e o que deixa de fazer.

Por fim, os esforços são mais centralizados e colaborativos.

Todos sabem quais são as principais prioridades, como seu trabalho contribui para o todo, e podem alinhar com outras equipes para potencializarem resultados através de esforços conjuntos.

“Como eu me pontuo?”

Esse é um fator importante, então, vamos esclarecer as coisas: as notas não são importantes, exceto para indicar se você deve continuar buscando seus objetivos ou se precisa redirecionar seus esforços.

Concentre-se em trabalhar para o seu OKRs, não para suas notas.

E lembre-se: é você quem vai dar nota para seu OKR!

Se o seu OKR for “aumentar o número de usuários que efetuem o login em pelo menos 3x por semana em 30%” e você conseguiu aumentar esse número em 15%, dê uma pontuação de 0,5 ao seu OKR.

Você também pode dar nota para cada Resultado-Chave e fazer uma média destes para chegar na nota do Objetivo.

No Google, um amplo utilizador da metodologia dessa metodologia, não cumprir seus OKR é melhor do que ultrapassá-los por uma ampla margem.

Se a sua empresa ou equipe está sempre marcando “1” em todos os Objetivos, seus OKRs não são suficientemente ambiciosos.

É melhor definir um objetivo desafiador do que jogar com segurança!

Atire na lua e fique extremamente satisfeito em acertar pelo menos 60~70% de seu objetivo.

Uma baixa pontuação não é uma falha.

É um sinal de que você precisa reavaliar se o objetivo ainda vale a pena perseguir ou repensar sua abordagem.

Você deve concentrar seus esforços em outro lugar?

O que você aprendeu nesse meio tempo?

Existe uma maneira diferente de fazer as coisas?

Os resultados, mesmo que baixos, trazem benefícios a todos, mostrando o que não fazer, o que fazer de forma diferente e o que continuar fazendo do mesmo jeito.

“Como o processo de OKRs deve ser?”

Uma característica que diferencia os OKRs da maioria das outras estratégias de planejamento é o fato de que os objetivos não são simplesmente ditados do nível executivo para baixo.

O processo OKR deve refletir discussões circulares entre funcionários e gestores, onde pelo menos 60% dos Objetivos da empresa venham de baixo para cima.

Para que esse ideal seja atingido, cada funcionário deve apontar quais OKRs eles acreditam que seu setor deve priorizar.

Feito isso, uma reunião com toda a equipe é realizada para desenvolver coletivamente os objetivos da equipe e alinhá-los com os objetivos da empresa.

Os funcionários, em seguida, definem OKRs individuais que refletem e apoiam os objetivos maiores da empresa e da equipe, e se reúnem com seus gestores para discutir no que eles querem trabalhar no próximo trimestre e o que eles acreditam ser o melhor uso de seu tempo.

Durante esta discussão, funcionário e gestor desenvolvem e negociam as especificidades de cada OKR.

Equipes, gestores e funcionários geralmente realizam uma reunião de check-up no meio do trimestre para compartilhar o progresso e fazer qualquer ajuste que se mostre necessário.

Os OKRs anuais, especificamente, não precisam ser entalhados em pedra: se você descobriu que os pressupostos que você fez no ano passado não são mais precisos, não há necessidade de se manter obstinadamente em algo furado, faça mudanças!

No final do trimestre, faça uma reunião de encerramento em que todos compartilhem suas notas, explique seus resultados e descreva os ajustes que farão no próximo trimestre.

Depois de refletir sobre o desempenho deste trimestre, comece a configurar OKRs para o próximo trimestre.

Pronto para começar?

Ação de OKRs

Com OKRs, você está essencialmente criando uma lista restrita sobre o que você precisa focar para se destacar no seu trabalho.

As responsabilidades nebulosas e as metas de desempenho desaparecem e, em vez disso, você tem objetivos cristalinos, um roteiro específico, acordado com os líderes da empresa, e um progresso totalmente mensurável!

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