Veja 6 dicas simples para você aprender a delegar tarefas

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Bling! Alguém precisa da sua atenção. É um e-mail? Um tweet? Uma mensagem no Whatsapp? Um lembrete no seu telefone? Bling! Mais um. Bling! Lá está aquele barulho de novo.

“Rápido, por que você não para o que está fazendo e responde agora mesmo?”, diz o capetinha em seu ombro digital.

O anjinho no seu outro ombro aparece e diz “foco no que está fazendo, deixe pra responder quando você terminar!”.

Meio perdido, você volta a pensar no que estava fazendo. Mas o que você estava fazendo mesmo?

O que você estava fazendo era mais importante do que aquilo que chegou agora? Você se perdeu… aposto que você já teve alguma experiência semelhante.

tarefa

Lembre-se: você nem sempre precisa voar solo!
Nosso “anjinho” das nossas tarefas preferidas pode ser o “capetinha” de outra pessoa, e vice-versa.

Isso significa que com certeza há alguém na sua equipe que pode gostar de uma tarefa que não te dá prazer (e que, por consequência, te toma mais tempo e dificulta o foco).

Você deve aprender a delegar!

Os benefícios de delegar tarefas
Parece óbvio quais são os benefícios de delegar tarefas: agilidade, crescimento da equipe.

Mas na prática, o que encontramos é uma variedade de receios e desculpas: “vai levar mais tempo eu ensinar do que eu fazer eu mesmo”, “esse é trabalho que ninguém quer fazer”, “se eu delegar, não vai ficar bom”, “e se o projeto vazar?”

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Não ouça seu “perfeccionista interno”. Siga essas seis dicas para avaliar se uma tarefa pode ou não ser delegada:

Minúscula: tarefas que são tão pequenas que parecem incapazes de gerar problemas, mas que acrescentem algo uma vez que prontas.

Elas nunca são importantes ou urgentes, e mesmo que levem apenas alguns minutos para serem executadas, elas podem tirar você de seu fluxo de trabalho mais estratégico.

Por exemplo, inscrever-se em um evento ou conferência, acrescentando-a em seu calendário e procurando hotel/vôo.

Cada uma delas não toma muito tempo individualmente, mas somando todas, pelo menos algumas horas se foram.

Tediosas: tarefas que são relativamente simples e mecânicas não farão o melhor uso do seu tempo.

Esse tipo de tarefa deve ser entregue para qualquer um que não você.

Por exemplo, manualmente inserir 100 itens em uma planilha e classificá-los por tipo, atualizar os KPIs de uma apresentação, etc.

Consumidoras de tempo: tarefas que, apesar de importantes e mesmo complexas de alguma forma, são grandes consumidoras de tempo e que não requer que você faça pelo menos 80% da pesquisa necessária para concluí-la.

Você pode entrar em cena quando esses 80% estiverem completos e dar sua aprovação ou direcionamento para os próximos passos.

Ensinável: Tarefas que, mesmo parecendo complicadas à primeira vista e que possivelmente envolva várias subtarefas, também podem ser passadas adiante, com você fazendo check-ups de qualidade e a aprovação final.

Por exemplo, ensinando um de seus colaboradores como elaborar os slides de apresentação de resultados, mesmo sendo você quem deva apresentá-la para seu quadro de diretores, ou a apresentação comercial para algum cliente.

Sou ruim: tarefas que saiam daquilo que você domina.

Você vai levar muito mais tempo do que outras pessoas mais habilidosas nesse tipo de tarefa, e ainda vai produzir um resultado não tão bom quanto elas.

Por exemplo, você fazer a parte visual daquela apresentação de PowerPoint, sendo que há alguém na sua equipe com habilidades para tal.

Prazo apertado: tarefas que estão com o prazo bastante apertado, mas que competem com outras prioridades.

Não há tempo de fazer todas elas ao mesmo tempo, então você precisa delegar uma tarefa importante e fazer você mesmo outra.

Tentar abraçar o mundo e fazer ambas acabará em nenhuma ficando boa o suficiente.

Uma das grandes dicas para se determinar o que pode ou não ser delegado para outra pessoa é: diariamente pare, liste tudo o que você precisa fazer e pergunte a si mesmo “certo, o que precisa ser feito exclusivamente por mim?”.

Faça um exercício: pelas próximas duas semanas, faça o proposto no parágrafo acima, e marque em qual categoria de tarefa (Minúscula, Tediosa, Consumidora de tempo, Ensinável, Sou ruim ou Prazo apertado) cada uma se encaixa, e delegue!

Importante: indicadores e monitoramento deles ajuda muito na hora de delegar tarefas.

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