Gestão de tempo: não deixe sua caixa de e-mails te controlar

Tempo de leitura: 4 minutos

O e-mail foi uma enorme revolução na forma de se comunicar, seja pessoal, seja profissionalmente.

Mas ainda hoje muitas pessoas não conseguem lidar com esse meio de comunicação da maneira correta.

Um estudo de 2015 feito pela McKinsey – líder mundial em consultoria empresarial – mostrou que, na área de tecnologia, colaboradores gastam em torno de, em média, 28% de seu tempo de seu expediente escrevendo ou lendo e-mails.

A mesma pesquisa aponta que, em média, os colaboradores da área de tecnologia verificam sua caixa de e-mails 70 vezes por dia.

Alguns casos mais extremos chegam a 350 vezes em um único dia!

As empresas devem prestar atenção nesse tipo de situação. Colaboradores que tem um maior controle de seu tempo são geralmente mais satisfeitos com seu trabalho.

E dado os números acima, não deve ser surpresa saber que os níveis de stress nesse segmento são elevados, e que altos níveis de stress estão correlacionados com uma baixa performance.

Claro, os e-mails são muito úteis, mas temos que fazer eles trabalharem ao nosso favor, e não contra nós, para se ter gestão de tempo.

Leitura recomendada: Como a Pipedrive segmenta suas metas e mantém o foco

A seguir, daremos algumas dicas para que isso seja possível:

Quais são suas prioridades?

A primeira coisa a se fazer é anotar quais são todas as suas tarefas diárias, desde atender telefonemas até reuniões sobre um projeto gigantesco.

Quebre os itens grandes em itens menores.

Por exemplo, se você tem que escrever um relatório para seu gestor sobre como atrair mais talentos para sua empresa de software, você deve começar quebrando essa tarefa em segmentos menores.

Você pode começar levantando quais são os requisitos dos programadores que sua empresa deseja contratar, quais são os meios de divulgação que irão usar, encontrar uma empresa especialista em contratar programadores, levantar quais são os custos envolvidos no processo, etc.

Feito isso, você irá começar a escrever o relatório ou apresentação com a informação que você encontrou e refiná-la antes do próximo encontro com seu gestor.

Uma vez que você tenha essa lista de tarefas diárias, você pode começar a categorizá-las. A Matriz de Gestão de Tempo, de Stephen Covey, é uma ótima ferramenta para isso.

Tenha uma estratégia de comunicação para executar suas prioridades

Com suas prioridades e objetivos claros, com sua lista de tarefas a fazer já refinada, é hora de olhar para seus e-mails.

Antes de começar a fazer com que seu e-mail trabalhe para você, é necessário falar de alguns fatos sobre e-mails, que irão clarificar o caminho a ser seguido.

O e-mail não é como uma conversa face a face, nem um bom modo de se resolver uma comunicação de longa duração, mas sim uma maneira de se entregar uma informação.

E, definitivamente, não é a melhor escolha para todas as suas comunicações diárias, apesar de muitas pessoas tratarem e-mails desse modo.

Comunicar-se da maneira correta faz parte de qualquer estratégia bem-sucedida.

Leia também: Big Data: três pequenas formas de utilizar em seu negócio

Para quem você vai mandar o e-mail? Que tipo de público ele pertence? Que mensagem você quer passar? Que tipo de resposta eu espero da pessoa? O e-mail é a melhor forma de obter essa resposta?

É prático para todos sentar e escrever um e-mail. Mas qual é o impacto disso na força de trabalho de sua empresa?

Será que algo que poderia ser resolvido em cinco minutos de conversa não está se transformando constantemente em uma hora produtiva desperdiçada em sua empresa (meia hora para o remetente escrever o e-mail, meia hora para o destinatário receber e escrever uma resposta)?

Qual seria o impacto dessa redução em seus projetos e em sua folha de pagamento?

Numa era de empresas dinâmicas e velozes, gratificações instantâneas e conectividade constante, uma das coisas mais importantes que podemos fazer – pessoal e profissionalmente – é dar um passo para trás.

Analisar suas ações e avaliar o que podemos fazer para que, no fim das contas, tenhamos mais tempo e mais condições de fazermos bem o nosso trabalho.

Dessa forma, consequentemente, seremos mais felizes fora do trabalho também.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *