Saiba o que é scope creep, e como você pode evitá-lo

Tempo de leitura: 3 minutos

Gerentes de projetos travam batalhas diárias.

Mas o maior vilão que atormenta o trabalho desses profissionais tem nome, e é um nome bem ruim: scope creep.

Também conhecido como “aumento de escopo gradual”, resume tudo aquilo que não fazia parte do escopo inicial do seu projeto, e que foi adicionado sem passar corretamente por processos de avaliação – o que normalmente dá problema.

Um pequeno aumento de escopo pode não ter um impacto muito grande, e é praticamente impossível tudo seguir 100% dentro do planejado.

Mas pequenos ajustes podem virar uma bola de neve ao final do projeto, saindo muito acima do orçamento inicial, ou muito fora do cronograma.

As fontes desse aumento podem ser várias: pedidos de clientes, membros da equipe adicionando mais coisas ao projeto do que o solicitado originalmente, requerimentos de projeto desconhecidos, identificados posteriormente, riscos que se tornaram problemas, etc.

O que fazer para evitar essa situação incômoda e custosa? Seguem algumas dicas:

Gerencie as expectativas dos stakeholders

Gerencie as expectativas dos stakeholders

Não importa quanto o seu projeto é grandioso, se as expectativas dos stakeholders são superiores a aquilo que foi entregue, você vai ter custos adicionais para ajustar o projeto, e vai acabar com um cliente insatisfeito.

Isso vai levar a um aumento do escopo, que irá consumir seu orçamento, seu cronograma e, potencialmente, todo o seu projeto.

Para gerenciar essas expectativas, busque sempre ser claro com o cliente, comunicando a ele o que está previsto para ser entregue, sem se esquecer de discutir também aquilo que está excluído do escopo.

E não tenha medo de dizer “não” quando isso for necessário!

Processo de gerenciamento de mudança

Saiba o que é scope creep, e como você pode evitá-lo

Percebeu que um aumento de escopo está se aproximando?

Antecipe-se para saber qual processo deverá ser seguido quando essa hora chegar.

É necessário falar com um gerente funcional? Fale com ele! Há um conselho de aprovação de mudanças para o projeto?

Reúna esse conselho e apresente a situação!

Tenha certeza de que o processo utilizado seja claro.

Dessa forma você vai saber por onde começar, caso um aumento de escopo estiver se aproximando.

Facilite! Por isso, uma vez que um scope creep estiver em seu radar, saia na frente e converse com a equipe para discutir impactos, apresentar um pedido de mudança para o conselho, ou analisar os impactos desse scope creep e discutir sobre eles com o seu cliente.

Comunicação dentro da equipe

Saiba o que é scope creep, e como você pode evitá-lo

Muitas vezes, a própria equipe pode trazer ao seu projeto um amontoado de custos não planejados, que podem causar um efeito em cadeia ao longo de todo o projeto, pois seu cliente vai passar assim a ter uma expectativa maior do que as que foram definidas inicialmente.

Isso é conhecido como Gold Platting (“folear a ouro”).

Para evitar isso, seja claro com sua equipe em relação ao escopo do projeto.

Deixe-os saber que ideias são bem-vindas, mas as discuta antes de executá-las.

Se uma boa ideia foi trazida por algum membro da equipe, você pode potencialmente obter um orçamento e prazos maiores de seu cliente, que irá gostar de participar do processo de tomada de decisão ao invés de aceitar tudo automaticamente.

Planos de mitigação

Saiba o que é scope creep, e como você pode evitá-lo

Riscos que se tornam problemas reais são considerados aumento de escopo, e o impacto pode variar de “pequeno” a “horrível”.

Planejando-se com antecedência a fim de evitar problemas, você pode impedir aumentos de escopo graduais.

O melhor é sempre ter uma sobra de orçamento e tempo para gerenciar riscos, mas isso nem sempre é possível.

Por isso, manter um plano de mitigação de riscos é importante, mesmo que você tenha que usar parte de seu orçamento para isso (afinal, é muito melhor usar uma pequena parte de seu orçamento agora do que encarar muitos problemas depois, o custo vai ser bem menor!).

O scope creep pode fazer toda a diferença entre um projeto bem-sucedido e um projeto fracassado.

Gerencie-o de forma adequada e proativa que você conseguirá afastá-lo de seu projeto!

Para auxiliar sua equipe a manter seus projetos sem scope creeps, você pode contar com os Dashboards de Indicadores da Gumga! 😀

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *