5 táticas para que outras equipes respeitem os prazos da sua

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Vamos imaginar o seguinte cenário: sua equipe de marketing está trabalhando em uma nova campanha de geração de leads, e para isso, você precisa de dados vindos do departamento comercial.

Você define um prazo para quando precisa dessas informações.

Esse prazo chega, e o departamento comercial ainda não passou nada pra você.

Mas você tem mais coisas pra fazer, então você segue em frente, com outras tarefas.

O gerente comercial chega pra sua equipe e diz “hey, não esqueci de você, só não consegui priorizar isso ainda… mas logo eu te passo!”.

5 táticas para que outras equipes respeitem os prazos da sua

Sua campanha de geração de leads está agora parada, isso com certeza irá influenciar negativamente o resultado atingido por sua equipe.

E esse atraso irá empurrar vários e vários projetos, gerando um efeito cascata em seu fluxo de trabalho.

Frustrante, não é?

Mas muito comum, e não somente em equipes de marketing.

Mais comum ainda é jogar a culpa no outro departamento e não se fazer nada para que isso não ocorra novamente no futuro.

Mas os leitores do blog da Gumga fogem do comum, não é mesmo?

Então, o que podemos fazer para evitar situações como essas em nossas empresas?

Vincule os projetos a resultados

5 táticas para que outras equipes respeitem os prazos da sua

Quando você envia solicitações para outros departamentos, como você faz isso?

Apostamos que você envia um e-mail com algo semelhante isso:

“Precisamos que você envie os dados de vendas do ano passado até esta quarta-feira.”

Feito assim, não há vestígio algum de como essa atividade irá contribuir para qualquer resultado, logo, não será tratado como prioridade por outra equipe.

Vincule projetos e metas a resultados reais.

Se você conseguir transmitir o valor desses projetos com um número, seja a taxa de retenção de clientes ou o valor potencial de vendas, muito mais fácil fazer a outra equipe prestar atenção e levar o projeto adiante.

Lembre-se, outras equipes são orientadas a resultados, assim como a sua (especialmente equipes de vendas, usadas em nosso exemplo).

Todas elas se preocupam em atingir seus próprios objetivos e metas.

Com isso em mente, um pedido de prazo mais eficaz seria assim:

“Precisamos dar uma olhada nos dados de vendas do ano passado, para descobrir como podemos ser mais eficientes na geração de leads neste trimestre (e, por sua vez, ajudar vocês a atingir sua meta de vendas). Por favor, envie esses dados até esta quarta-feira.”

Uma declaração como essa incentiva a equipe vendas.

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Você forneceu contexto e informou-os de como a conclusão dessa tarefa relativamente pequena produzirá resultados muito maiores para a empresa (e para eles, principalmente!).

Você os vinculou ao objetivo maior, ao invés de passar uma data arbitrária que, para eles, pode ser visto como “do nada”.

Forneça instruções claras

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Jogar a culpa em outra pessoa pode ser tentador, mas você também tem responsabilidade nesse relacionamento, jovem.

Pense na última vez que você recebeu instruções muito vagas e inúteis.

O que você fez?

Se você é como a maioria das pessoas, continuou a empurrar esse projeto ou tarefa para o segundo plano.

Você ficou intimidado com a ideia de começar, então você simplesmente não começou.

É normal, o que significa que, se você não fornecer instruções claras, outras pessoas responderão da mesma maneira.

Não tem certeza se você está sendo claro o suficiente?

Dê às outras equipes a oportunidade de fazer perguntas ou ter esclarecimentos antes de presumir que eles estão avançando nessa tarefa.

É um ato simples que pode fazer um mundo de diferença.

Lidere pelo exemplo

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“Falar” e “fazer” são muitas vezes coisas bastante opostas.

Se você quer que as outras equipes honrem seus prazos, a sua também deve fazê-lo.

Em primeiro lugar, sua equipe precisa levar seus próprios prazos a sério.

Se outras equipes veem você deixando seus próprios prazos, eles acham que podem tratá-los com a mesma falta de cuidado.

Em segundo lugar, você precisa honrar os prazos que outros departamentos definem para sua equipe.

Se as pessoas virem você entregando a tempo toda vez, elas vão respeitar você, sua ética de trabalho e, esperamos, também seus prazos.

Comunique-se constantemente

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A comunicação frequente é importante, mas é ainda mais importante quando você define prazos mais longos.

É fácil para as pessoas se envolverem em apagar incêndios e deixar que esses outros projetos de longo prazo escapem do radar.

Daí a importância de manter constantemente essa tarefa fresca na mente das pessoas.

Faça o seguinte durante cada estágio do projeto:

Antes: Comunique o que precisa ser realizado, os principais interessados e suas funções e responsabilidades.

Durante: Resolva qualquer mal-entendido e mantenha todos os interessados informados e conscientes do progresso e dos obstáculos que surgiram no caminho.

Depois: analise quais objetivos foram conquistados, o que funcionou e o que não funcionou.

Ao priorizar a comunicação regular, você garante que o outro departamento esteja sempre ciente da tarefa, de quaisquer alterações relevantes e do prazo final, tornando muito mais difícil para eles passarem batido pela tarefa que você solicitou.

Pergunte em vez de dizer

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Às vezes não há espaço para negociação quando o assunto é um determinado prazo – a data final é firme.

Mas, e quando você tem algum espaço extra para respirar?

Envolva esse outro departamento no processo de definição do prazo.

Ao invés de dizer: “preciso disso para a data X”, comece a conversa com algo mais colaborativo, como “o que você acha que seria um cronograma realista para fazer isso?”

Isso não apenas ajuda a garantir que o prazo seja realista, mas ajuda outros departamentos a se sentirem respeitados e parte do projeto, tornando mais provável que eles retribuam esse respeito honrando o prazo.

Além do que, fica mais difícil reclamar sobre um prazo que eles mesmos definiram.

Utilizar-se de um dashboard de gestão faz com que a tarefa de manter seus vários prazos sob controle seja muito mais simples e eficiente.

Alie uma ferramenta dessas (como os dashboards Gumga) com uma comunicação assertiva, e seus projetos terão muito mais chance de sucesso!

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